1. Problem: "Kredytowanie Klientów"
Klient (branża dystrybucyjna) miał na rynku zamrożone ponad 1,5 mln PLN w przeterminowanych fakturach. Handlowcy byli rozliczani z obrotu, a nie z zapłaconych faktur, więc woleli sprzedawać kolejny towar, zamiast upominać się o zapłatę za poprzedni.
Skutki biznesowe:
- Zator płatniczy: Firma musiała korzystać z drogiego kredytu obrotowego, żeby opłacić własne zobowiązania, mimo że "na papierze" miała ogromne zyski.
- Czynnik ludzki: Windykacja była "uznaniowa". Handlowiec mówił: "Panie Prezesie, ten klient zapłaci w przyszłym tygodniu, proszę go nie blokować". To trwało miesiącami.
- Strata czasu: Księgowa spędzała 2 dni w tygodniu na ręcznym wysyłaniu wezwań do zapłaty, które lądowały w spamie.
2. Strategia: "Proces, nie Emocje"
Problemem nie był brak pieniędzy u kontrahentów, ale brak dyscypliny. Klient płaci temu, kto się głośniej (i skuteczniej) upomina.
Wdrożyliśmy zasadę: System jest bezwzględny, Handlowiec jest doradcą.
To automat wysyła upomnienia i to automat nakłada blokadę. Handlowiec ma czyste ręce – może powiedzieć klientowi: "Przykro mi, system Pana zablokował, nie mogę wystawić WZ, dopóki nie wpłynie przelew".
3. Jak to działa "pod maską"? (Technologia)
Zbudowaliśmy 3-stopniowy proces w oparciu o n8n zintegrowany z bazą danych ERP:
- Krok 1: Przypominajka (Pre-Windykacja): 2 dni przed terminem płatności klient dostaje miły SMS i mail: "Cześć, przypominamy o fakturze na kwotę X, termin mija w piątek". To usuwa wymówkę "zapomniałem".
- Krok 2: Miękka Windykacja: 3 dni po terminie. System wysyła wezwanie z linkiem do szybkiej płatności. SMS przychodzi rano, żeby był pierwszą rzeczą, którą zobaczy księgowa kontrahenta.
- Krok 3: Hard Stop (Blokada Sprzedaży): To kluczowy element. Jeśli przeterminowanie przekroczy 14 dni i kwotę 1000 PLN (parametry konfigurowalne), n8n automatycznie zmienia status kontrahenta w ERP na "ZABLOKOWANY". Magazynier fizycznie nie może wydać towaru.
Dlaczego SMS działa lepiej niż polecony?
Email z wezwaniem ma Open Rate na poziomie 20%. SMS ma 98%. Nasz system wysyła krótką wiadomość: *"Firma X: Brak wpłaty za FV 123/2026. Blokada sprzedaży nastąpi za 48h."*. To działa na wyobraźnię.
4. Wyniki Finansowe
System wdrożyliśmy w 4 tygodnie. Największy opór stawiali handlowcy, dopóki nie zobaczyli, że dzięki szybszym wpłatom firma ma płynność na zatowarowanie – czyli oni mają co sprzedawać.
Twarde Dane (ROI):
Wnioski dla Twojej firmy
W dzisiejszych czasach nie wygrywa ten, kto najwięcej sprzeda, ale ten, kto najszybciej odzyska gotówkę. Automatyzacja windykacji to nie koszt – to inwestycja, która zwraca się w pierwszym tygodniu działania blokady sprzedaży.
Twoje pieniądze leżą u klientów?
Sprawdźmy, jak zautomatyzować proces odzyskiwania należności, zanim zrobi się zator.
Umów bezpłatną analizę