Automatyzacja obiegu faktur i integracja z KSeF

Po czym poznasz, że to Twój problem

• Faktury wpływają trzema kanałami naraz – przez KSeF, mailem i papierem – i nikt nie wie, na którym biurku leży która.
• Ostatni tydzień miesiąca księgowość spędza na przepisywaniu danych do systemu, zamiast na kontrolingu.
• Tracisz skonto za szybką płatność, bo dokument trafia do obiegu już po terminie.
• Zarząd ogląda koszty z miesięcznym opóźnieniem, więc decyzje zapadają na podstawie przeczucia.
• Dostawca oprogramowania twierdzi, że pod KSeF trzeba wymienić cały ERP.

Co robimy

Nie zaczynamy od narzędzia, tylko od przejścia ścieżki dokumentu przez firmę – od momentu wpłynięcia do zaksięgowania. Dopiero mapa tej drogi pokazuje, gdzie faktycznie gubią się dni. Potem budujemy proces, który zwykle wygląda tak:

Dlaczego nie wymieniamy Ci ERP

Wymiana systemu finansowego to najdroższa z możliwych odpowiedzi na obowiązek, który dotyczy formatu dokumentów. W jednym z wdrożeń klient miał na biurku wycenę nowego ERP: ponad 150 000 PLN i rok pracy zespołu. Zamiast ruszać serce firmy, zbudowaliśmy warstwę pośrednią – zewnętrzny mózg, który przetwarza dokumenty i przekazuje do ERP gotowe, sprawdzone dane.

System, który działa i który Twoi ludzie znają, ma wartość samą w sobie. Sensowniej opłynąć go integracją, niż wymieniać dlatego, że zmienił się format faktury.

Co z tego wychodzi

Liczby z wdrożenia w firmie handlowej o obrocie 80 mln PLN, przetwarzającej około 450 faktur zakupowych miesięcznie:

Cała droga tego wdrożenia, razem z decyzjami, które po drodze zapadły: case study „Faktura, która idzie piechotą”.

Jak zaczynamy

Od audytu procesu, nie od wyboru technologii. Idziemy za dokumentem przez firmę, rozmawiamy z ludźmi, którzy go dotykają, i liczymy, ile kosztuje obecny stan. Dopiero z tą mapą projektujemy rozwiązanie, budujemy je w środowisku testowym, szkolimy zespół i zostajemy na wsparciu.

Zakres i koszt wyceniamy po audycie – wcześniej każda kwota byłaby zgadywaniem, bo dopiero mapa procesu pokazuje, co realnie trzeba zbudować. Dlaczego pominięty audyt kosztuje rok i cały budżet opisaliśmy na blogu.

Siedziba jest w Gdańsku, ale pracujemy zdalnie z firmami w całej Polsce – na Pomorzu również na miejscu, jeśli proces wymaga zobaczenia hali czy magazynu.

Najczęstsze pytania

Czy przed KSeF muszę wymienić system ERP?

Zwykle nie. Buduje się warstwę pośrednią, która odbiera dokumenty, przygotowuje dane i przekazuje do ERP gotowy, zweryfikowany komplet. W opisanym wdrożeniu klient miał wycenę nowego systemu na ponad 150 000 PLN i rok pracy – zamiast tego zintegrowaliśmy to, co już działało.

Mój ERP nie ma API. Da się go podłączyć?

Tak. Starsze systemy bez API łączymy przez inne dostępne wejścia: import plików, bazę danych, pliki wymiany, a w ostateczności warstwę zautomatyzowanego wprowadzania. To codzienność w polskich firmach – Comarch, Subiekt, Symfonia czy Enova w starszych wersjach.

Co z fakturami spoza KSeF – zagranicznymi i skanami?

Obsługujemy je równolegle. KSeF pokrywa faktury krajowe, ale reszta wpływa mailem i papierem. Dokumenty z obu kanałów sprowadzamy do wspólnego formatu, a dane z PDF-ów odczytujemy modelami AI.

Co się dzieje, gdy KSeF nie odpowiada?

Proces czeka i ponawia próbę, zamiast gubić dokumenty. Awarie po stronie Ministerstwa Finansów monitorujemy naszą bezpłatną wtyczką Strażniczka Dora, która sprawdza status bramki co kilka minut.

Czy system księguje faktury sam, bez kontroli?

Nie. Wątpliwe dokumenty – zamazany skan, niezgodna kwota, nierozpoznana pozycja – trafiają na stację weryfikacji, gdzie rozstrzyga człowiek. Do systemu finansowego nie wchodzą śmieci.