Automatyzacja procesów w n8n i Make

Po czym poznasz, że to Twój problem

• Ktoś w firmie codziennie przekleja te same dane z maila do systemu.
• Raport, który zarząd dostaje w poniedziałek, powstaje w piątek ręcznie.
• Przypomnienia o terminach żyją w głowach i na karteczkach, więc czasem po prostu nie ma ich wcale.
• Proces działa, dopóki pracuje konkretna osoba – jej urlop widać w wynikach.
• Kupiliście narzędzie, które miało pomóc, a zespół wrócił do Excela.

Co budujemy

Automatyzacja rzadko oznacza jeden wielki system. Częściej to kilka procesów, które przestają wymagać człowieka do przenoszenia danych z miejsca na miejsce:

• obieg dokumentów – odbiór, odczyt, dopasowanie i przekazanie do systemu finansowego,
• windykacja miękka – przypomnienia przed terminem, wezwania po terminie, blokada sprzedaży,
• raporty, które same trafiają na skrzynkę zarządu o ustalonej godzinie,
• powiadomienia dla zespołu, gdy coś wymaga decyzji, zamiast cyklicznego sprawdzania systemu,
• mosty między ERP, sklepem, magazynem i bankiem.

Czego nie zautomatyzujemy

Powiemy wprost, jeśli proces nie nadaje się do automatyzacji. Zdarza się to częściej, niż branża przyznaje: proces wykonywany raz na kwartał, taki, którego zasady zmieniają się co miesiąc, albo taki, który jest po prostu zepsuty. Automat nałożony na zły proces utrwala jego wady i przyspiesza produkcję bałaganu.

Wtedy najpierw naprawiamy proces – a czasem najlepszą rekomendacją jest „nie róbcie tego”.

Co z tego wychodzi

W firmie dystrybucyjnej z 1,5 mln PLN zamrożonymi w przeterminowanych fakturach zbudowaliśmy trzystopniowy proces windykacyjny: przypomnienie dwa dni przed terminem, wezwanie z linkiem do płatności trzy dni po terminie, a na końcu automatyczna blokada sprzedaży.

Najważniejsze okazało się jednak co innego niż technologia: to automat wysyła upomnienie i to automat blokuje. Handlowiec ma czyste ręce i może zostać doradcą zamiast egzekutorem.

Cała historia tego wdrożenia: case study „Windykacja bez windykatora”. Jeśli szukasz punktu wyjścia, zacznij od audytu procesowego.

Jak zaczynamy

Od mapy procesu i policzenia, ile kosztuje jego dzisiejsza wersja. Potem projektujemy nowy przepływ, budujemy go w środowisku testowym, szkolimy zespół i zostajemy na wsparciu. Zakres i koszt wyceniamy po audycie.

Siedziba jest w Gdańsku, ale pracujemy zdalnie z firmami w całej Polsce – na Pomorzu również na miejscu, jeśli proces wymaga zobaczenia hali czy magazynu.

Najczęstsze pytania

Czym różni się n8n od Make i Zapiera?

n8n można postawić na własnym serwerze, więc dane nie opuszczają firmy, a licencja nie rośnie z liczbą operacji. Make i Zapier są szybsze w prostych, typowych przepływach i nie wymagają infrastruktury. Wybór zależy od wrażliwości danych, złożoności procesu i tego, jak ma się rozwijać.

Czy automatyzacja oznacza zwolnienia w zespole?

Automatyzujemy zadania, nie ludzi. W praktyce znika przepisywanie danych i pilnowanie terminów, a zostaje praca, która wymaga decyzji. W jednym z wdrożeń rola działu księgowości zmieniła się z wprowadzania danych na kontrolę wyjątków.

Co się stanie, gdy automat przestanie działać?

Procesy budujemy tak, żeby awaria zatrzymywała pracę, a nie po cichu gubiła dane – z ponawianiem prób i powiadomieniem, gdy coś wymaga człowieka. W modelu opieki operacyjnej monitorujemy działanie i reagujemy, zanim zauważysz problem.

Mamy już automatyzacje, ale nikt ich nie rozumie. Da się to przejąć?

Tak. Zaczynamy od inwentaryzacji tego, co działa, i sprawdzenia, co jest udokumentowane. Często największą wartością jest samo opisanie procesu, który dotąd istniał wyłącznie w konfiguracji narzędzia.

Od czego zacząć, jeśli nie wiem, który proces automatyzować?

Od audytu procesowego. Sens ma automatyzacja procesu, który jest powtarzalny, kosztowny i stabilny – a to widać dopiero po zmapowaniu i policzeniu. Czasem wynikiem audytu jest rekomendacja, żeby nie automatyzować niczego.