Audyt procesowy przed wdrożeniem systemu

Po czym poznasz, że to Twój problem

• Masz na biurku ofertę na system za kilkaset tysięcy i nie wiesz, czy ta cena jest uczciwa.
• Poprzednie wdrożenie miało wszystko naprawić, a zespół po pół roku wrócił do starych nawyków.
• Wiesz, że firma traci czas i pieniądze, ale nie umiesz wskazać palcem, gdzie dokładnie.
• Każdy dział twierdzi, że problem jest w innym dziale.
• Dostawca oprogramowania sam zaproponował „analizę przedwdrożeniową” – i sam ją wyceni na podstawie własnego produktu.

Co dostajesz

• Mapę procesów takich, jakie są naprawdę – nie takich, jakie miały być według procedury.
• Wąskie gardła z policzonym kosztem: ile rocznie kosztuje każde z nich w pieniądzu i czasie.
• Rekomendację, co automatyzować, co uprościć, a czego nie ruszać.
• Ocenę ofert dostawców, jeśli już je masz – z perspektywy kogoś, kto nie sprzedaje licencji.

Jak wygląda audyt

Idziemy za dokumentem i za danymi przez całą firmę: od momentu, w którym wpływają, do momentu, w którym stają się decyzją albo pieniędzmi. Rozmawiamy z ludźmi, którzy wykonują pracę, nie tylko z tymi, którzy ją opisują. Te dwie wersje procesu potrafią się mocno różnić i właśnie w tej różnicy siedzą pieniądze.

Na koniec liczby: ile kosztuje obecny stan, co da się odzyskać i w jakiej kolejności to robić, żeby pierwsze efekty pojawiły się w miesiącach, a nie latach.

Dlaczego to najtańszy etap projektu

Pominięty audyt jest najdroższą oszczędnością w całym wdrożeniu. Rok pracy nad systemem obiegu dokumentów, który nie pasował do tego, jak ludzie realnie pracują. Magazyn, który po wdrożeniu nowego oprogramowania działał dokładnie tak samo, bo problemem nigdy nie było oprogramowanie. Oba przypadki opisaliśmy w tekście o pominiętym audycie.

Automatyzacja nieoptymalnego procesu utrwala jego wady. Dlatego kolejność jest zawsze ta sama: najpierw diagnoza, potem technologia.

Co dalej po audycie

Nic, jeśli tak wyjdzie z liczb – audyt bywa rekomendacją, żeby na razie nie inwestować. Jeśli inwestycja ma sens, możemy zbudować rozwiązanie sami (automatyzacja procesów, integracje ERP, obieg faktur i KSeF) albo zostać po Twojej stronie stołu i pilnować dostawcy, którego wybierzesz.

Siedziba jest w Gdańsku, ale pracujemy zdalnie z firmami w całej Polsce – na Pomorzu również na miejscu, jeśli proces wymaga zobaczenia hali czy magazynu.

Najczęstsze pytania

Ile trwa audyt procesowy?

Zależy od wielkości firmy i liczby procesów objętych analizą – od kilku dni w małej firmie do kilku tygodni tam, gdzie trzeba zmapować kilka działów. Zakres ustalamy na wstępnej rozmowie, zanim cokolwiek zaczniemy liczyć.

Czym to się różni od analizy przedwdrożeniowej u dostawcy systemu?

Dostawca analizuje Twoje procesy pod kątem swojego produktu i zarabia na licencjach. My nie sprzedajemy cudzego oprogramowania, więc możemy zarekomendować, że najlepszym rozwiązaniem jest zmiana procesu albo rezygnacja z zakupu.

Czy audyt zakłóci pracę zespołu?

Nie zatrzymujemy pracy. Rozmawiamy z ludźmi przy ich zadaniach i obserwujemy, jak proces wygląda w praktyce. Największą przeszkodą bywa obawa pracowników, że audyt szuka winnych – dlatego mówimy wprost, że szukamy wąskich gardeł, nie ludzi.

Co jeśli audyt pokaże, że nie warto nic wdrażać?

To pełnoprawny wynik i zdarza się regularnie. Lepiej wydać na diagnozę ułamek budżetu, niż wydać całość na system, który utrwali dzisiejszy bałagan.

Czy pomożecie ocenić ofertę, którą już dostaliśmy?

Tak, to osobna usługa: weryfikacja oferty i zakresu prac przed podpisaniem umowy. Sprawdzamy realność kosztów i harmonogramu oraz to, czy wyceniony zakres odpowiada temu, czego firma faktycznie potrzebuje.